De plus en plus, les entreprises s'attachent à optimiser leur processus d'achat entre leurs fournisseurs et elles-mêmes. Dans cette optique, ils s'appuient sur des solutions de dématérialisation des processus transactionnels comme l'e-procurement. De quoi s'agit-il?
Contrat électronique : définition et caractéristiques
L'e-procurement (contrat en ligne en français) est un ensemble de solutions visant à digitaliser le processus transactionnel entre les entreprises et leurs fournisseurs. Il s'agit d'une gestion coordonnée des acquisitions, achats et approvisionnements d'une entreprise à travers une plateforme électronique. L'e-procurement a la particularité de ne s'appliquer qu'aux fournitures marchandes, donc au marché B2B. Par conséquent, il exclut toutes les destinations privées.
Aussi, ce qu'il faut savoir sur l'e-procurement, c'est qu'au sein d'une entreprise, il s'adresse à différents profils d'acteurs. Cela concerne : le service achats, qui est chargé de définir et d'optimiser le processus d'achat, ainsi que l'approbateur qui valide les commandes. La présence de l'approbateur implique logiquement celle des utilisateurs finaux qui passent la commande. Enfin, les services comptables et financiers sont également concernés. En fait, ils rédigent les factures et effectuent les paiements.
La contractualisation électronique en pratique
Les plateformes électroniques utilisées dans la mise en œuvre de la contractualisation électronique automatisent totalement ou partiellement le processus Procure to Pay (P2P) qui se décompose en 3 étapes.
La première phase est la sélection des produits. Au travers de catalogues ou de sites B2B fournisseurs, le service achats a une vue d'ensemble des offres et sélectionne les produits utiles. Vient ensuite la phase de soumission de la commande. Après sélection, la commande est automatiquement envoyée au fournisseur. La société reçoit alors la facture de votre commande sous forme de document PDF et procède au paiement en direct ou par affacturage. C'est la dernière étape.
C'est cette automatisation de certains processus d'achat des entreprises qui fait la différence entre les achats en ligne et les achats en ligne tels que nous les connaissons traditionnellement. De même, si l'e-procurement semble avoir des similitudes avec les plateformes de e-commerce, il s'en distingue. En fait, la gestion des approvisionnements dépend de la stratégie commerciale, qui prend en charge l'intégration d'un flux de travail d'achat. Ce flux de travail est déterminé par les fonctions de gestion de l'entreprise.
Les avantages de la contractualisation électronique
Du point de vue d'une entreprise ou d'un fournisseur, la contractualisation électronique présente des avantages indéniables. En premier lieu, nous pouvons souligner l'optimisation du processus d'achat. En effet, l'eProcurement élimine les tâches chronophages et digitalise la recherche et la comparaison des offres.
Logiquement, l'entreprise gagne du temps. L'e-procurement élimine les formalités administratives et optimise les délais d'expédition des commandes. Dès que la commande est validée, elle est facturée. Les délais de livraison sont alors réduits. De plus, par rapport à une offre traditionnelle, la dématérialisation du processus d'achat est un gage d'économies pour l'entreprise.
En effet, la main-d'œuvre nécessaire à la contractualisation électronique est considérablement réduite. Alors qu'un processus standard coûte à l'entreprise en moyenne 95 euros, le coût total d'une contractualisation électronique est d'environ 20 euros. La différence parle d'elle-même. De plus, c'est un moyen de mieux contrôler les processus, grâce à un système de reporting et de consolidation des données. A cela s'ajoute la transparence compte tenu de la mise à jour périodique des descriptifs et fiches produits dans les catalogues.
