Confirmer une réunion en ligne
Il y a environ un an, j'ai écrit sur la façon dont Outlook reconnaît les réunions en ligne créées dans Skype Entreprise Online et Teams. En bref, le complément Teams Meeting pour Outlook alimente un ensemble de propriétés MAPI dans l'événement de calendrier pour permettre à l'utilisateur de rejoindre la réunion en ligne. L'application de calendrier Teams pilote également ces propriétés, et Outlook et l'application de calendrier utilisent ces propriétés pour reconnaître l'événement en tant qu'événement en ligne et associer le lien au bouton Rejoindre affiché dans les rappels de réunion et à d'autres endroits sur le Web. interface utilisateur client.
Pour permettre aux participants à la réunion d'accéder à l'espace de travail en ligne, diverses propriétés d'événement stockent les informations de participation. Pour une réunion en ligne Teams, il existe un lien profond vers l'espace de travail en ligne qui héberge les ressources de réunion telles que le chat, le tableau blanc, les notes et la liste des participants. Une fois créé, l'espace en ligne est accessible à tout participant, même si l'heure de début de la réunion est éloignée dans le temps. Cette fonctionnalité permet aux participants de remplir une réunion avec des ressources, telles que des notes ou des fichiers partagés, avant qu'elle ne commence. De même, une réunion persiste au-delà de son heure de fin officielle pour permettre aux participants d'accéder à ses ressources après la fin de la réunion.
Cliquer sur le bouton Rejoindre (ou sur le lien Rejoindre la réunion Microsoft Teams dans le corps de l'élément de réunion) démarre le processus de participation à la réunion, qui peut impliquer de naviguer vers une page Web pour choisir comment rejoindre et attendre dans une salle pour être admis.
L'inconvénient de l'espace de travail commun
Partager un espace de travail commun pour toutes les instances d'une réunion récurrente est logique pour certains utilisateurs, mais pas pour tous. À moins qu'il ne soit expliqué comment Teams tire parti de l'espace de travail commun pour toutes les réunions d'une série, il est courant que les gens s'attendent à ce que chaque instance d'une série soit traitée comme un événement distinct avec ses propres ressources. Cela ne se produit pas et cela ne se produira pas à moins que le groupe de développement Teams ne recule, ce qui signifie que si vous pensez qu'il est préférable de séparer chaque événement, vous devez créer des réunions individuelles. Les nouvelles règles d'accès aux réunions à venir en décembre 2020 seront utiles, mais les réunions individuelles sont la meilleure option si vous souhaitez un certain contrôle sur les ressources de réunion.
La planification de réunions individuelles oblige Teams à créer un espace de travail différent pour chaque réunion, et toutes les ressources générées pour la réunion seront associées à cet espace de travail. L'inconvénient de cette approche est qu'il est évidemment beaucoup plus facile de créer une seule réunion récurrente qui aura lieu tous les mois que de créer des réunions individuelles.
