Microsoft Teams est une application de la suite Office qui permet un travail collaboratif entre différentes personnes. Apparu pour la première fois en 2016, il représente un outil particulièrement attractif pour les entreprises qui souhaitent créer un environnement de travail virtuel pour leurs employés. Quelles améliorations Microsoft Teams apporte-t-il au travail d'équipe?
Microsoft Teams : facilité de création d'équipe
En entreprise, l'une des plus grandes difficultés des managers est la constitution d'équipes homogènes et efficaces. Il arrive souvent qu'ils soient totalement incapables de créer des groupes de personnes en raison de leurs capacités respectives.
Microsoft Teams corrige ce problème en offrant de grandes facilités dans la création d'équipes. Vous avez généralement des modèles d'équipe prêts à être configurés pour travailler sur des tâches spécifiques. Aussi, grâce à Microsoft Teams, il est possible de configurer tous les besoins en termes de tâches et de résultats. Cela permet de suivre régulièrement l'avancement des travaux.
En cas de doute sur la bonne utilisation de cette application, les managers ont la possibilité de contacter une plateforme digitale spécialisée. Ces plateformes offrent des solutions efficaces pour une meilleure utilisation de l'application.
Aisance dans la communication d'équipe.
La garantie de la réussite du travail d'équipe est la communication entre les différents acteurs. Avec Microsoft Teams, les équipes disposent d'un canal de communication privilégié. Plus besoin d'une dizaine d'emails par jour pour communiquer sur des besoins ou des évolutions de poste.
Cette application offre une large gamme d'outils de partage qui permettent aux différents membres de l'équipe de communiquer facilement en groupe ou en tête-à-tête. De plus, comme il prend en compte des outils comme Outlook, Office et Onenote, il est possible de connaître la disponibilité de chaque intervenant et d'envoyer des fichiers sensibles en toute sécurité.
Les dernières versions de Microsoft Teams offrent la possibilité de passer des appels téléphoniques traditionnels. Pour cela, il suffit d'intégrer les extensions nécessaires.
Microsoft Teams et optimisation du travail d'équipe
En plus de sa capacité à améliorer la communication d'équipe, Microsoft Teams rationalise l'exécution des tâches. Permet à tous les membres de l'équipe de travailler sur la même version d'un document. Ici, il n'est plus forcément question que chacun travaille à son niveau, ce qui nécessite alors de centraliser les efforts.
Grâce à la synchronisation et à la sauvegarde dans le cloud, Teams permet à chacun d'accéder à la dernière version d'un document. Vous pouvez ensuite apporter vos modifications. Les autres membres de l'équipe verront les modifications apportées en temps réel. De plus, au cas où ils ne seraient pas présents, l'historique des conversations permet de connaître de nouvelles informations ou des décisions importantes. Cela évite de nombreuses réunions et fait gagner un temps considérable.
Facilité d'organiser des réunions.
La dernière grande amélioration que Microsoft Teams apporte au travail d'équipe est la facilité d'organisation des réunions. Cette application permet de planifier des réunions en tenant compte de la disponibilité de chacun (Outlook). Il permet également de partager des documents électroniques dans des messages groupés pour informer simultanément toutes les parties intéressées.
De plus, Teams propose des partages d'écran ou des tableaux blancs pour permettre à toutes les personnes présentes d'intervenir. Enfin, il est possible d'enregistrer les réunions, pour permettre aux absents de prendre connaissance des décisions prises.
