Le professionnel du numérique doit être organisé dans l' archivage et la sauvegarde de ses documents. Outre l'enregistrement sur le disque dur de votre ordinateur, il existe un certain nombre de possibilités supplémentaires qui peuvent être mises en œuvre pour faire face à la perte de données. Comment prendre la bonne décision et être sûr de retrouver facilement vos documents et de ne pas les chercher pendant des heures?
Pourquoi organiser le classement et la sauvegarde de vos fichiers?
La première réponse est d'en garder une trace. Mais si on va un peu plus loin dans le raisonnement, organiser, classer et sauvegarder ses fichiers permet de :
– répondre rapidement à la demande d'un client qui a perdu un de ses dossiers ; – gagner du temps sur la recherche ; – Vérifier que le travail a été fait.
L'organisation est donc ici un point crucial lorsqu'on débute dans le monde de l'entreprise. Un homme d'affaires mal organisé prend du retard, ne sait plus où donner de la tête et finit par ne pas satisfaire ses clients en reportant régulièrement une commande. La formation dans une organisation entrepreneuriale est donc une bonne option pour mener à bien la tâche qui vous attend.
Les 3 gestes indispensables pour organiser, classer et sauvegarder
Avant que vos documents ne s'empilent pour être classés, anticipez! Prenez un peu de temps chaque semaine pour terminer vos sessions de nettoyage, de sauvegarde et d'archivage si vous n'avez pas pu le faire la semaine dernière.
La sauvegarde de vos fichiers implique 3 actions :
– Nom; – Magasin; – démêler.
Ces 3 actions ne prennent que peu de temps si vous avez pris toutes les dispositions pour qu'elles soient rapides et efficaces.
nommez vos fichiers
Nommer vos fichiers, c'est leur donner un nom facilement reconnaissable. Pris dans le workflow, on a souvent tendance à donner un nom plus ou moins adapté, ce qui conduit parfois à des recherches compliquées.
Pour nommer correctement vos fichiers, incluez une petite procédure à laquelle vous ne dérogerez pas. Par conséquent, vous pouvez choisir de trier vos fichiers par date_nom du client_titre (20220201_dupont_liste01) ou nom du client_titre si vous ne souhaitez pas trier par année.
Trouvez un système qui convient à votre entreprise. Le plus simple, et surtout le plus efficace, est d'inclure le nom du client dans le nom de votre dossier. L'insertion de la date permet de ne jamais avoir de nom de fichier en double (par exemple 20220201_dupont_list/20220302_dupont_list). Ce tri vous permet également de retrouver toutes vos données dans l'ordre chronologique.
enregistrez vos fichiers
La sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur est votre premier réflexe. Avant de parler des différents supports de stockage dont nous disposons, vérifiez l'espace libre restant sur votre disque et configurez une sauvegarde automatique ou manuelle. Il vous sera d'une grande aide en cas de dysfonctionnement.
Organisez vos fichiers
Nous utilisons ici la bonne vieille organisation en titres, sous-titres et sous-titres qui a prouvé son efficacité. Donnez un nom spécifique à chacun d'eux.
Petite astuce : si vous mettez des chiffres en première position de vos noms de fichiers, pensez à toujours mettre un 0 devant les 10 premiers. Exemple : 01_nom_fichier/02_nom_fichier. Le 0 permet de ne pas se retrouver avec le fichier 11 en deuxième position (tri automatique de votre ordinateur).
Quel support de stockage et de sauvegarde choisir
Nous disposons désormais de différents supports de stockage et de sauvegarde faciles à mettre en place.
Sauvegarde sur disque dur uniquement
Optez, si votre ordinateur le permet, pour deux disques durs installés sur la carte mère. Le premier est de préférence en SSD (électronique et donc ultrarapide). Vous y installerez votre système d'exploitation et vos logiciels. Un deuxième disque dur (en SSD ou HDD qui est un disque dur mécanique) recevra vos fichiers classés par rubrique (client, date, sujet, etc.).
Planifiez ensuite une sauvegarde supplémentaire au cas où votre PC rencontrerait un problème de fonctionnement majeur.
Stockage de fichiers sur disque dur externe
Vous avez l'habitude de voyager régulièrement? Le disque dur externe peut être la solution idéale. Vous pouvez également l'utiliser comme deuxième sauvegarde si vous stockez vos fichiers sur votre PC. Reprenez le même chemin de tri entre votre PC et votre disque externe pour retrouver facilement vos fichiers.
Choisissez un disque dur d' au moins 500 Go, sachant que 1 To de stockage est encore plus confortable. Aujourd'hui, vous avez le choix entre un disque dur externe SSD ultra-rapide, mais plus cher, et un disque dur HDD à tête de lecture mécanique, plus lent, mais capable de stocker des fichiers très volumineux.
Classement et stockage sur clé USB
Devenue aujourd'hui le moyen le plus pratique pour transporter vos fichiers, la clé USB n'est pas un moyen très efficace pour sauvegarder des fichiers sur le long terme. Son objectif principal est de vous permettre de voyager avec vos documents en les glissant simplement dans votre sac, pas de les ranger définitivement. Par conséquent, si vous le pouvez, évitez de stocker vos fichiers sur ce support.
Hébergez vos sauvegardes en ligne
Le cloud est un moyen sûr de protéger vos données. Vous pouvez choisir d'y mettre tous vos fichiers (tout comme souscrire à la suite Office et avoir, en même temps, 1 To d'espace de stockage inclus dans le forfait). Une autre solution, à considérer, consiste à conserver vos données sur le disque dur de votre PC et à mettre en place une sauvegarde automatique sur votre hébergement cloud.
Vous pourrez facilement retrouver vos fichiers lors de vos déplacements, sans avoir à emporter avec vous une clé USB ou un disque dur externe.
Investissez dans un NAS
Le NAS est un boîtier qui contient plusieurs disques durs. Connecté à votre réseau domestique ou professionnel, il protège toutes vos données. Il apparaît dans l'architecture réseau et peut ainsi recevoir, héberger, donner accès et envoyer vos fichiers. Il est très utile pour les gros fichiers (image, vidéo et son).
